Voraussetzungen für ein Intranet

Unternehmen, Vereine und Organisationen nutzen das Intranet immer häufiger, um ihre Kommunikation zu beflügeln. Damit dies möglich ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehört zum einen, die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Aber auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich auf die neue Art der Kommunikation einzulassen, ist gefragt.

Verbesserung durch Veränderung

Mit der Schaffung eines Business Intranets oder Social Intranets wird eine interne Plattform geschaffen, die allerhand Spielraum lässt. Die Verbreitung von Informationen, Terminabsprachen und die Koordination einzelner Abteilungen gelingt durch das Rechnernetz spielend leicht. Vor allem Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern können von der modernen Technik profitieren. Ein großer Vorteil liegt nämlich darin, dass es zu kürzeren Kommunikationswegen kommt – was für einen reibungsloseren Ablauf des Arbeitstages sorgt.

Charakteristisch für das Intranet ist, dass der Netzbetreiber eine klare Struktur vorgibt. Hierfür werden einzelne Ziele der Nutzung definiert, wie etwa die Erstellung einer Datenbank, welche innerbetriebliche Informationen bündelt. Auch eine Vereinfachung der Arbeit sowie die Optimierung betrieblicher Abläufe sind wesentliche Kernpunkte des Intranets.

Alles beginnt mit dem Netzaufbau

Um ein Intranet einrichten zu können, werden verschiedene Hardwarekomponenten benötigt. Neben Servern und Clients sind dies auch Endgeräte wie Desktop-PCs und Tablets. Mit Hilfe der Übertragungsprotokolle TCP oder HTTP können nach der Einrichtung Daten über das Intranet getauscht werden. Auch eine räumliche Trennung stellt dabei kein Hindernis dar. In diesem Fall wird der Zugriff auf das Intranet mit Hilfe eines VPN-Tunnels erreicht.

Sind alle Komponenten korrekt eingerichtet, läuft das moderne Intranet nicht mehr über ein ausschließlich lokales Netzwerk. Vielmehr wird das Internet zur Übertragung genutzt. Um dennoch sicherzustellen, dass niemand Unbefugtes in das Netzwerk eingreifen kann, wird das Intranet dank eines VPN-Netzes von der Außenwelt abgeschottet. Anhand der Befugnisse lässt sich auch die Bezeichnung ableiten, kommt das Wort "intra" doch aus dem Lateinischen, wo es so viel wie "innerhalb" bedeutet. Dies verdeutlicht, dass der Zugang zum Intranet nur ausgewählten Mitgliedern möglich ist.

Bevor das Business Intranet oder Social Intranet zum Einsatz kommen kann, müssen für die einzelnen Benutzer noch Zugriffsrechte angelegt und erstellt werden. Weil Sicherheit bei einem Intranet besonders wichtig ist, muss jeder Teilnehmer einen Anmeldeprozess durchlaufen. Dabei wird ein Benutzername erstellt und ein sicheres Passwort angelegt.

Grundkenntnisse sind für die Nutzung ausreichend

Mittlerweile gibt es viele Firmen, die gezielt auf Unternehmen zugeschnittene Intranets anbieten. Ist das Intranet erstmal eingerichtet, gestaltet sich dessen Nutzung mehr als einfach. Die Teilnehmer brauchen keine oder nur wenige Grundkenntnisse. Der Zugriff auf das Intranet erfolgt mit Hilfe eines Browsers. Wer das Internet schon einmal genutzt hat, weiß, wie einfach sich dessen Nutzung gestaltet.

Besonders empfehlenswert ist ein Intranet überall dort, wo mit verschiedenen Formularen und Dokumenten gearbeitet wird. Weil Änderungen an den Dokumenten zentral vorgenommen werden können, ist gewährleistet, dass Mitarbeiter nur Formulare herunterladen, die auf dem aktuellsten Stand sind.

Aber auch Unternehmen, die sehr weitreichende Strukturen haben, können vom Intranet profitieren. So können alle Mitarbeiter mit den gleichen aktuellen Informationen versorgt werden. Und zuletzt gewinnt das Business Intranet auch in immer mehr großen Unternehmen und Behörden an Beliebtheit. Dank ihm wird gewährleistet, dass Änderungen zentral vorgenommen werden und der Informationsfluss nicht ins Stocken gerät.