Diskussionskultur im Social Intranet

An der zunehmenden Komplexität von Unternehmen leidet nicht selten die Kommunikation. Vor allem der interne Informationsfluss gelingt weniger reibungslos als noch vor einigen Jahren. Mittels eines Business Intranets fanden Unternehmen eine Möglichkeit, kürzere Kommunikationswege zu gründen. Mittlerweile scheint es jedoch fast so, als habe das Business Intranet ausgedient.

In immer mehr Unternehmen wird das Business Intranet daher vom Social Intranet abgelöst. Zu Recht, denn in vielerlei Branchen hilft das Business Intranet allein nicht dabei, mit dem Überfluss an Informationen umzugehen. Schnell entstehen Überlastung, Unsicherheit und Stress.

Warum interne Kommunikation häufig scheitert

In jedem Unternehmen findet eine interne Kommunikation statt. Zu dieser gehören alle Prozesse innerhalb einer Organisation, die Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich untereinander zu verständigen. Diese Prozesse stellen also ein wichtiges Bindeglied zwischen den einzelnen Abteilungen und Positionen dar. E-Mails, Telefongespräche und Meetings zählen zu den gängigsten internen Kommunikationsmitteln.

Wirft man einen genaueren Blick in Unternehmen, fällt häufig auf, dass eine effiziente interne Kommunikation nur in den wenigsten Fällen gelingt. So geht aus einer Potenzialanalyse der Sopra Steria Consulting hervor, dass vor allem E-Mails eine funktionierende interne Kommunikation verhindern.

Die am häufigsten auftretenden Probleme sind:

• Probleme bei der Prioritätseinschätzung
• Verlust wertvoller Arbeitszeit
• Produktivität und Übersichtlichkeit gehen verloren
• Terminabsprachen sorgen für Missverständnisse und notwendige Terminänderungen
• Probleme bei der Weiterleitung wichtiger Informationen
• lange und langsame Entscheidungswege

(Quelle: soprasteria.de)

Anhand dieser Ergebnisse wird deutlich: Eine alternative Lösung muss her.

Eine alternative Lösung: das Social Intranet

Die interne Kommunikation befindet sich in einem Wandel. Wer weiterhin erfolgreich als Organisation bestehen möchte, muss sich dem Wandel der Zeit anpassen. Die Lösung ist, Mitarbeiter nicht mehr länger über verschiedene Kommunikationswege zu informieren. Dies führt nur zu Missverständnissen und unter Umständen zum Verlust wertvoller Arbeitszeit. Besser ist es, alle unternehmensinternen Informationen an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Ein Social Intranet ist hierfür ideal.

Da jedes Social Intranet speziell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Organisation zugeschnitten sein sollte, müssen zunächst einige Fragen geklärt werden. Es gilt, aufzudecken, wie die bisherige Kommunikation aussieht, was an dieser gut und was verbesserungswürdig ist und worin das Ziel des neuen Kommunikationskonzepts liegt. Steht die Entscheidung für ein Social Intranet, werden sich die Kommunikationswege stark verändern.

Allerdings bietet das Social Intranet die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort mit Informationen zu versorgen. Die einzelnen Prozesse werden an einem Ort vereint; jeder Mitarbeiter bekommt die Möglichkeit, aktiv daran teilzunehmen. Eine vereinfachte Kommunikation, die Bildung von projektbezogenen Gruppen und der Austausch via Messenger sind nur drei von vielen Vorteilen des Social Intranet. Auch die Optionen, ohne großen Zeitaufwand Termine festzulegen, Dateien zu verwalten und wichtige Ankündigungen erkennbar hervorzuheben, sprechen für dieses moderne Kommunikationsmittel.

Leitfaden zur Nutzung eines Social Intranets

Ein Social Intranet funktioniert nur dann, wenn jeder einzelne Mitarbeiter aktiv an diesem mitwirkt. Es ist deswegen die Pflicht jedes Mitarbeiters, sich regelmäßig im Social Intranet anzumelden und dieses mitzugestalten. So könnte zum Beispiel eingeführt werden, dass jeder Arbeitstag damit beginnt, sich im Intranet einzuloggen, um zu schauen, welche Neuigkeiten es gibt. Mitarbeiter können dadurch informiert in ihren Arbeitstag starten und müssen keine Angst haben, wichtige Dinge zu übersehen.

Unternehmer tun weiterhin gut daran, ihre Mitarbeiter wissen zu lassen, warum das Social Intranet eingeführt wurde. Nur dann, wenn diese den Nutzen erkennen, werden sie auch die vielen Möglichkeiten der modernen Kommunikation nutzen. Vorgesetzte sollten hier mit gutem Beispiel vorangehen und das Social Intranet schon ab der Einführung effektiv nutzen. Während der Umgestaltungsphase ist es sinnvoll, einzelne Aktivitäten und Prozesse erst nach und nach in das Social Intranet zu verlagern. Dies sorgt bei den Mitarbeitern für eine höhere Akzeptanz der Plattform.

Wird das Social Intranet innerhalb der Organisation akzeptiert, können Vorgesetzte beobachten, wie nach und nach das Zusammengehörigkeitsgefühl steigt. Gleichzeitig kommt es zu einem reibungsloseren Ablauf, Arbeitsprozesse werden optimiert, Fehlerquellen können beseitigt werden. Vor allem dann, wenn Mitarbeiter im Außendienst tätig sind, gibt es dank des Social Intranets eine gute Möglichkeit, Wichtiges sofort abzuklären.

Ein Social Intranet hat drei Funktionen:

1. Es durchbricht die starren Hierarchien des Business Intranets und sorgt so für mehr Zufriedenheit
2. Es ermöglicht eine einfache Kommunikation
3. Das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Kollegen wächst, unter Umständen bilden sich sogar außerhalb des Arbeitsalltags Freundschaften

Kein Social Intranet ohne Richtlinien

Die Kommunikation über ein Social Intranet kann schnell eine Eigendynamik entwickeln. Damit sich dies nicht negativ auf die Arbeit auswirkt, wird empfohlen, genaue Vorgaben für den Umgang miteinander zu machen. Mit der Einführung von sogenannten Richtlinien wird der gewünschte Umgang der Kollegen miteinander ganz klar definiert. Gleichzeitig muss darauf geachtet werden, alle Teammitglieder an Diskussionen zu beteiligen. Für den Anfang ist es empfehlenswert, wenn ein Vorgesetzter die Moderation einzelner Diskussionen übernimmt. Nach und nach entwickeln die Mitarbeiter ein Gespür dafür, wie sie sich selbst aktiv in Diskussionen einbringen können.

Nebenbei bemerkt hat das Design des Social Intranets einen großen Einfluss auf die User. In der Praxis hat sich ein modernes, ansprechendes und klares Design bewährt. Schließlich soll eine solche Plattform nicht nur zweckmäßig sein, sondern deren Bedienung auch Spaß machen.