Tipps zur Einführung des Social Intranets

Das Social Intranet ist eine Möglichkeit, Unternehmensprozesse zu optimieren und gleichzeitig dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter hinterherkommen. Und nicht zuletzt trägt ein Social Intranet dazu bei, der ständig fortschreitenden Digitalisierung gerecht zu werden. Ist die Entscheidung für die Einrichtung eines solchen Netzwerks gefallen, gilt es nun, das Intranet im Unternehmen zu etablieren. Doch lauern dort einige Gefahren. Mit unseren Tipps gehen Sie diesen gezielt aus dem Weg.

Mitarbeiter global vernetzen

In den meisten Fällen macht sich eine Abteilung oder eine bestimmte Person im Unternehmen stark für die Einführung eines Social Intranets. Das heißt jedoch nicht, dass es nur gewissen Mitarbeitern zugänglich sein sollte. Um die Möglichkeiten der ortsunabhängigen Kommunikation effektiv nutzen zu können, sollte das Intranet unternehmensweit eingeführt werden. Nur dann, wenn es von so vielen Mitarbeitern wie möglich genutzt wird, kann ein fairer Austausch von Informationen stattfinden. Je mehr Interaktionen zustande kommen, umso mehr Ideen entstehen und das Arbeiten kann produktiver gestaltet werden.

Sollen die Rechte bestimmter Mitarbeiter oder Abteilungen eingeschränkt werden, können entsprechende Einstellungen vorgenommen, sowie Erweiterungen und Berechtigungen angepasst werden. Dies stellt gleichzeitig sicher, dass sich die Mitarbeiter vom Social Intranet nicht erschlagen fühlen.

Hierarchien im Social Intranet abbauen

In einem Unternehmen ist es üblich, dass mehrere Hierarchien bestehen. Ein Social Intranet ist dazu gedacht, eine vollkommen neue Unternehmemskultur einzuführen. Starre Hierarchien werden aufgelöst, getreu dem Motto: "Die Meinung vieler ist wichtiger als die Meinung eines Einzelnen".

Führungspositionen sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter dazu bereit sind, die neue Unternehmenskultur anzunehmen.

Mitarbeiter aufklären, Nutzen transparent kommunizieren

Bevor das Social Intranet eingeführt werden kann, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter diese Entscheidung befürworten. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern genau erklären, was ein Social Intranet ist und kann. Dabei sollten die vielen Vorteile angepriesen werden. Auch Use Cases von anderen Unternehmen können dabei helfen, dass die Mitarbeiter der Entscheidung positiv gegenüberstehen.

Unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse beachten

Ein Social Intranet ist für jede Abteilung und jeden einzelnen Mitarbeiter gedacht. Deswegen ist es empfehlenswert, an die Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Abteilungen zu denken. So haben Mitarbeiter aus der IT vollkommen andere Anforderungen an das Netzwerk als etwa das Controlling.

Experten raten dazu, vor der Einführung des Social Intranets festzuhalten, was die einzelnen Abteilungen erwarten. Dies kann bei der Anpassung des Netzwerkes gleich berücksichtigt werden. Durch das Vermeiden von Fehlern, die im Nachhinein korrigiert werden müssen, stößt das Social Intranet von Anfang an auf Akzeptanz.

Intranet-Botschafter festlegen

Soll ein Intranet erfolgreich eingeführt werden, geschieht dies am besten auf drei Ebenen:

1. Durch kommunikative Maßnahmen
2. Durch Befähigung der Mitarbeiter
3. Durch das Vorleben

Informationen in der Mitarbeiterzeitschrift, Vorträge in Meetings und das Schulen der Mitarbeiter sind zentrale Elemente, die nicht unterschätzt werden sollen. Denn nur dann, wenn die Mitarbeiter die neue Lösung beherrschen, können sie diese auch nutzen.

Eine gute Möglichkeit, auf allen drei Ebenen zu arbeiten, besteht in der Ernennung von sogenannten Intranet-Botschaftern. Die Aufgabe dieser Botschafter ist es, herauszufinden, welche Wunsch-Features die Mitarbeiter haben und ob es Designvorschläge oder gar Wünsche für die Namensgebung des Intranets gibt. Am besten übernimmt dies jemand, der sich bereits in der frühen Phase des Projekts als Fürsprecher des Social Intranets herauskristallisiert hat.

Auch dann, wenn sich das Intranet bereits im Live-Modus befindet, können Intranet-Botschafter helfen. Sie sind offizielle Ansprechpartner für alle Mitarbeiter, die Fragen rund um das Intranet haben. Um herauszufinden, wer als Botschafter infrage kommt, bietet sich eine Auswertung der bisherigen Intranet-Beiträge an. Der Mitarbeiter mit dem meisten Content, den meisten beantworteten Fragen und den meisten Besuchen auf seiner Profilseite ist eine geeignete Wahl.

Neues Schritt für Schritt einführen

Diejenigen, die sich bisher außerhalb der Arbeit nicht mit dem Computer oder den Möglichkeiten eines Intranets befasst haben, können zu Beginn schnell überfordert sein. Damit sie nicht die Lust an der Teilnahme am Intranet verlieren, ist es wichtig, neue Integrationen, Add-ons und Verknüpfungen schrittweise einzuführen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich einzelne Mitarbeiter überfordert fühlen und nicht mehr aktiv am Social Intranet teilnehmen möchten.

Führungskräfte als Vorbilder positionieren

In der Regel obliegt die Entscheidung für oder gegen ein Social Intranet den Führungskräften. Damit stehen sie auch in der Pflicht, aufzuzeigen, wie das Netzwerk am besten genutzt wird. Das Geheimnis besteht schlicht und einfach darin, mit gutem Beispiel voranzugehen. Mit anderen Worten: Führungskräfte sollten das Social Intranet regelmäßig und ausgiebig nutzen.

Workshops und Schulungen durchführen

Der eine begreift die Funktionsweise und die Möglichkeiten des Social Intranets schneller, der andere braucht dafür länger. Es kann sich also durchaus lohnen, alle Mitarbeiter über einen Workshop oder eine Schulung mit dem Neuen vertraut zu machen. Einige Anbieter von Intranet-Software liefern solche Angebote gleich mit. Es gibt aber auch externe Firmen, die sich auf das Vermitteln von Intranet-Funktionen spezialisiert haben.

Vorbereitung ist das A und O

Der letzte Punkt, der bei der Einführung eines Social Intranet beachtet werden sollte, betrifft die Vorbereitung. Es nützt nichts, die Entscheidung für das Netzwerk voreilig zu treffen. Wer sich Zeit nimmt, kann alle notwendigen Vorbereitungen einleiten. Dies stellt sicher, dass das Intranet so genutzt werden kann, wie man es sich wünscht. Es gilt also, sowohl Umfragen hinsichtlich der Benutzeroberfläche und anderer Wünsche durchzuführen als auch nach einer individuell anpassbaren Software Ausschau zu halten.