Funktionen eines Intranets - Was muss ein Intranet können?

Ist ein Intranet nur eine zentrale Anlaufstelle für die Mitarbeiter, über die sie Informationen bekommen und den neusten Produktkatalog herunterladen können? Nicht wirklich. Solch ein „Intranet“ sollte womöglich eher als „interne Website“ bezeichnet werden. Tatsächlich ist es so, dass ein cleveres Intranet heute sehr viel mehr kann als Einbahnkommunikation zu den Mitarbeitern. Intranets sind in den letzten Jahren sehr interaktiv geworden, und immer mehr Funktionen aus dem Arbeitsalltag können hinein verlagert werden.

Aber dafür gibt es doch eine Software …

Wer nun nachfolgend liest, dass man heute das Projektmanagement-Tool, den Kalender, die Dokumentorganisation und vieles mehr im Intranet findet und denkt: „Dafür haben wir doch bereits ein Programm“, der muss jetzt unbedingt weiterlesen.

Funktionen ins Intranet zu verschieben darf nicht einfach als „Ersatz“ verstanden werden. Denn, durch die Verlagerung ins Intranet eröffnen sich den Mitarbeitern ganz neue Möglichkeiten, die mit herkömmlicher Software nur schwer umsetzbar sind.

Das Wichtigste zuerst: Im Intranet sind alle Informationen ständig für alle Mitarbeiter verfügbar.

Die Zusammenarbeit wird deutlich vereinfacht, da auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können. Wer kennt das nicht, man möchte eine Datei öffnen, jedoch wird diese bereits von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Im Intranet ist echte Kollaboration möglich.

Das Intranet kann heute auch nicht mehr nur über den PC im Büro angesteuert werden, sondern von überall her, mit den eigenen Logindaten. Sogar via Smartphone oder Tablet.

Bestandteile und Funktionen eines Business Intranets

Nun aber einige Beispiele, welche Features ein moderne Intranet haben kann.

Basisfunktionen

• Interne News: Einseitige Kommunikation durch Newsartikel der Redaktion. Können eventuell kommentiert werden.
• Dokumentverwaltung: Alle wichtigen Dokumente können zentrale verwaltet werden.
• Downloads: Dateien, wie zum Beispiel Produktkataloge, Logos und Corporate Designs werden zum Download gelistet.
• Anleitungen: Texte und andere Inhalte, die lediglich von einem Administrator bearbeitet werden können.
• FAQ: Auflistung von oft gestellten Fragen und Antworten dazu.
• Checklisten: Listen die zum Beispiel als PDF heruntergeladen werden können.

Unter den Basisfunktionen verstehen sich vor allem solche Features, die nicht durch einzelne Benutzer beeinflusst werden können, sondern nur durch Administratoren.

Moderne und interaktive Funktionen

• Blogs: Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit eigene Artikel zu veröffentlichen.
• Interne Nachrichten: Mitarbeiter können sich untereinander Nachrichten schreiben. Vergleichbar mit Email.
• Chats: Im Gegensatz zu Nachrichten sind Chats für den Austausch in Echtzeit gedacht.
• Arbeitsgruppen: Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, können Gruppen erstellen, in denen sie sich austauschen.
• Mitarbeiterverzeichnis: Durch das Mitarbeiterverzeichnis finden Projektleiter passende Mitarbeiter.
• Talentmanagement: Das Talentmanagement beinhaltet Fähigkeitensuche, Mitarbeiter-Einführung, Karriereplanung und so weiter.
• Projektmanagement: Durch das Projektmanagement bekommen Projektleiter eine Übersicht über ihre Projekte.
• Wissensmanagement: Das Wissensmanagement speichert das ganze Wissen im Unternehmen.
• Ideenmanagement: Durch das Ideenmanagement können alle Mitarbeiter das Unternehmen weiterbringen.
• Innovationsmanagement: Durch ein solches Tool lassen sich Innovationen planbar machen.
• Opportunity-Management: Unterstützung für die Verkaufsabteilung des Unternehmens.
• Urlaubsplanung: Abwesenheiten von Mitarbeitern direkt im Intranet festhalten.
• Aufgabenplanung: Todo-Listen zur übersichtlichen Auflistung der anfallenden Arbeiten.
• Mitarbeiterforen: Mitarbeiten können sich in Foren austauschen.
• Kontaktmanagement/CRM: Kontakte, wie Kunden, Liferanten und so weiter verwalten.
• Zeiterfassung: Auch die Arbeitszeiten können via Intranet erfasst und verwaltete werden.
• Newsstream: Im Newsstream werden jedem einzelnen Mitarbeiter alle relevanten Aktionen chronologisch angezeigt.
• Helpdesk / Ticketsystem: Interne und externe Hilfe anbieten.
• Mitarbeiterprofile: Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches Profil
• Online Meetings: Auch Meetings können via Intranet gehalten werden.
• Vertragsmanagement: Verträge zentral verwalten.
• ERP/Business Processes: Unternehmensressourcen planen und organisieren
• Learning Management: Mitarbeiter können sich über das Intranet weiterbilden.
• Redaktionsmanagement: Autoren und den Redaktionsplan im Intranet verwalten.
• Persönliches Dashboard: Das Dashboard (oder Startseite) kann individuell angepasst werden.

Interaktive Funktionen bedeutet, dass jeder Mitarbeiter auch aktiv werden kann, indem er zum Beispiel direkt Inhalte erstellt, diese verändern oder in irgendeiner Form beeinflussen kann.

Was ein Business Intranet nicht können muss

Grundsätzlich ist es so, dass heute fast alle Funktionen auch in ein Intranet verlagert werden können. Hier muss aber auf jeden Fall gut abgewägt werden, ob die Umstellung sinnvoll ist oder nicht. So gibt es mittlerweile auch dir Möglichkeit Word-Dokumente übers Intranet zu bearbeiten. Da stellt sich aber dann die Frage, ob das nötig ist. Zum einen bietet Microsoft Word sehr viele Funktionen, die die Intranet Version eventuell nicht bietet und zum anderen arbeitet man eher selten gemeinsam in einer Word-Datei. Diese Umstellung könnte daher für mehr Probleme als Lösungen sorgen.

Sprich, entscheiden Sie bei jeder möglichen Funktion individuell, ob die Verlagerung ins Intranet für Ihr Unternehmen Sinn macht.