Was kostet ein Intranet?

Die Frage nach den Kosten für ein Intranet sollte sicherlich nicht über den Nutzen gestellt werden, jedoch ist auch klar, dass sie früher oder später auch entscheidend sein kann. Für die Ermittlung der Kosten gibt es keine einfache Formel oder eine allgemein gültige Lösung. Die Kosten sind immer von diversen Faktoren abhängig, da die Anforderungen an das Business Intranet bei jedem Unternehmen unterschiedlich sind.

SaaS oder Inhouse-Lösung?

Ob SaaS (Software as a Service) oder eine Lösung Inhouse auf dem eigenen Server, die Endkosten unterscheiden sich unter Umständen überhaupt nicht. Doch erst einmal von vorne:

  • SaaS - Sie nutzen ein Intranet Tool von einem Drittanbieter. Die Software läuft nicht auf Ihrem eigenen Server sondern wird vom Anbieter unterhalten und bereitgestellt. Sie und Ihre Mitarbeiter loggen sich übers Web ein.
  • Inhouse - Sie kaufen eine Intranet Software-Lizenz, installieren das Tool auf dem eigenen Server und unterhalten es selbst.

Wo liegen hier die Vor- und Nachteile? Eine Inhouse-Lösung bedeutet, dass Sie die alleinige Kontrolle über die Software haben. Gleichzeitig sind Sie aber auch komplett dafür verantwortlich. Wenn was nicht läuft, dann müssen Sie oder ein Mitarbeiter das Problem lösen. Bei der SaaS-Lösung ist alles inklusive. Dafür fallen monatliche Kosten an, während die Inhouse-Lösung einmal (oder einmal pro Jahr) bezahlt wird.

Bei den SaaS-Anbieter fallen zwar monatlich Kosten an, diese liegen jedoch deutlich unter den Lizenzkosten einer Software. Wer also gerade nicht flüssig ist, für den ist dies eventuell genau die richtige Variante. SaaS ist auch dann besonders interessant, wenn man sich über das zukünftige Wachstum des Unternehmens unsicher ist. In der Regel wird pro Benutzer verrechnet, womit zusätzliche Arbeitsplätze einfach dazu gekauft werden können.

Berechnung der Kosten bei SaaS Intranet Anbietern

Bei der Berechnung der Kosten für die Nutzung einer Intranet Software setzt natürlich jeder Anbieter seinen eigenen Standard. Die häufigsten Berechnungsarten sind jedoch die folgenden:

  • Kosten basierend auf Anzahl Benutzer - Die häufigste Weise für die Berechnung ist definitiv die Anzahl der Benutzer. Meistens rechnen die Anbieter dabei mit Spannen, wie zum Beispiel „bis 20 Benutzer“, „50 bis 100 Benutzer“ und so weiter. Seltener wird ein konkreter Preis pro Benutzer genannt, also zum Beispiel „20€ pro Benutzer pro Monat“. Letzteres ist oft bei Angeboten der Fall, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richten oder gar an Selbstständige.
  • Kostenbasierend auf Modulen - Die andere Berechnungsart basiert auf Modulen. Oft ist es so, dass ein Anbieter sehr viele verschiedene Module im Angebot hat, die allerdings selten von jedem Kunden benötigt werden. Entsprechend richtet sich dann der Preis am Umfang der Software. Dazu gehören insbesondere die verschiedenen Features, sowie zum Beispiel auch der verfügbare Speicherplatz.
  • Kombiniert - Ebenfalls häufig ist auch die Kombination beider Systeme. Sprich, je nach Anzahl der gewählten Module ändert sich der monatliche Preis pro Benutzer.

Kosten bei einmaliger Zahlung

Nimmt man nur die Lizenzkosten zum Vergleich, wird man bei einmaliger Zahlung wahrscheinlich auf einen günstiger Preis kommen, als bei monatlicher Zahlung für eine SaaS-Software. Hierbei muss jedoch bedacht werden, dass in den allerwenigsten Fällen nur diese Kosten anfallen werden.

So muss zum Beispiel intern entsprechendes IT-Personal vorhanden sein, das sich um den Betrieb der Software kümmern kann. Falls solches Personal nicht bereits im Unternehmen vorhanden ist, muss höchstwahrscheinlich auf diese Variante verzichtet werden, da ein neuer Mitarbeiter sicherlich mehr Kosten verursachen wird, als das Auslagern an einen Drittanbieter.

Im Weiteren ist oft noch eine Schulung nötig, die Installation muss bezahlt werden, Updates sind nur ein Jahr lang inklusive und der Support muss zusätzlich bezahlt werden.

Schlussendlich fallen also auch hier laufende Kosten an, weshalb sich ein Vergleich mit einem SaaS-Produkt sicher lohnen kann.

Eigene Anforderungen genau definieren

Um überhaupt herauszufinden, welche Kosten ein Intranet-System verursachen, müssen Sie unbedingt genau definieren, was Sie sich erwarten. Welche Funktionen muss Ihr Intranet mitbringen? Für wie viele Mitarbeiter muss es ausgelegt sein? Welches Wachstum erwarten Sie? Möchten Sie einen Mitarbeiter mit dem Unterhalt beauftragen oder soll dies besser extern passieren? Das sind einige der Fragen, die Sie sich stellen müssen, um überhaupt anzufangen verschiedene Anbieter zu vergleichen.

Was kostet es wirklich?

Anhand der vorangegangen Abschnitte können Sie bereits erkennen, dass es keinen konkreten Preis für ein Business Intranet gibt, da dieser schlichtweg von zu vielen Faktoren abhängt. Dennoch können Sie gerade bei SaaS-Applikationen folgendes Muster feststellen.

Die meisten SaaS-Intranet-Lösungen setzen auf Kosten pro Benutzer pro Monat. Der Preis bewegt sich in der Regel so zwischen 8 und 25 Euro pro Benutzer pro Monat.

Bei den Inhouse-Lösungen ist es fast unmöglich auch schon nur eine Preisspanne zu benennen. Je nach Umfang an Funktionen, Anbieter, Anzahl Mitarbeitern und so weiter können die Preise hier bei einigen hundert Euro starten und bis zu mehreren zehntausend Euro steigen.

Gibt es günstige oder kostenlose Alternativen?

Einige günstige Scripte lassen sich über Plattformen wie Codecanyon finden. Auch einige Opensource Intranetsysteme kann man finden. Für die meisten ist jedoch einiges an Wissen und eventuell auch Basteln nötig, um tatsächlich eine brauchbare Plattform zu bekommen. Ausserdem sind diese Scripte oft auch wenig umfangreich und nicht unbedingt zukunftsfähig.

Fazit

Der wichtigste Punkt, um eine genaue Vorstellung der Kosten zu bekommen: Wissen was man braucht!

Nur so kann man überhaupt damit beginnen einzelne Anbieter zu vergleichen. Ebenfalls wichtig ist es, zu überlegen, ob eine Inhouse- oder eine SaaS-Lösung angestrebt werden soll.

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