Das Scheitern des Intranets vermeiden

Mit einem Intranet wird stets das Ziel verfolgt, bei Mitarbeitern ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen. Durch die kollegiale Vernetzung sollen die Kommunikationswege vereinfacht, unternehmensinterne Prozesse transparenter gestaltet und dadurch Erfolge des Unternehmens gesichert werden. Indem Mitarbeiter also die Möglichkeit bekommen, gleichberechtigt mit ihren Vorgesetzten im Business Intranet zu kommunizieren, kann eine starre Hierarchien aufgebrochen und das Unternehmen in ein neues Zeitalter katapultiert werden.

Doch der Schritt hin zu einem erfolgreichen Business Intranet oder Social Intranet ist alles andere als leicht. Unterwegs lauern zahlreiche Fallstricke. Räumt man diese nicht aus dem Weg, kann es sein, dass das Intranet scheitert.

Der Sinn eines Mitarbeiterportals

Ein Intranet ist meistens eine kostspielige Angelegenheit. Um die technischen Voraussetzungen für diesen Trend zu schaffen, geben Unternehmen mehrere Tausend Euro aus. Umso ärgerlicher ist es, wenn die Einführung des Intranets scheitert. Der häufigste in diesem Zusammenhang genannte Grund ist, dass das Intranet den Bedürfnissen der Mitarbeiter nicht gerecht wird. Wie der Name Mitarbeiterportal jedoch vermuten lässt, ist das Intranet in erster Linie für die Mitarbeiter gedacht. Es ist also wichtig, deren Wünsche, Erwartungen und Anforderungen zu erfüllen.

Führungskräfte können hier sehr viel falsch machen. Deswegen gibt es Experten, die dafür Sorge tragen, dass das Intranet immer auf die individuellen Wünsche und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten wird. Dabei darf auch die Meinung der Mitarbeiter nicht außer Acht gelassen werden.

9 Gründe, warum ein Internet scheitert

1. Fehlende Planung

Bevor in einem Unternehmen ein großes Projekt angegangen wird, muss diesem eine exakte Planung vorausgehen. Dies ist beim Business Intranet nicht anders. Da ein Intranet für die Mitarbeiter ins Leben gerufen wird, braucht es auch deren regelmäßige Nutzung. Erkennen Mitarbeiter keinen Sinn darin oder sind sie mit der Struktur nicht zufrieden, ist das Business Intranet zum Scheitern verurteilt.

In der Planungsphase sollten also folgende Fragen eine zentrale Rolle spielen:

1. Worin besteht das Ziel des Intranets?
2. Mit welchen Inhalten sollen die Mitarbeiter tagesaktuell versorgt werden?
3. Welche Prozesse und Funktionen sollen nur noch über das Intranet verfügbar sein?
4. Welche Möglichkeiten werden die Mitarbeiter haben, um auf das Intranet zuzugreifen?
5. Gibt es bestimmte Mitarbeitergruppen, die von der Nutzung ausgeschlossen werden sollen?

Um diese Fragen klären zu können, haben sich Online-Umfragen und direkte Mitarbeiter-Interviews bewährt. Auch dann, wenn das Intranet bereits besteht, sollte dessen Nutzung kritisch hinterfragt werden. Als Verantwortlicher ist es wichtig, die Chance nutzen, Mitarbeiter aus stark aktiven und weniger im Intranet aktiven Abteilungen zu befragen. Dies ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen und Erweiterungen einzuführen.

2. Fehlende Integration der Nutzer

Weil ein Intranet als Portal für die Mitarbeiter gemacht wurde, sollten diese auch die Möglichkeit erhalten, die Plattform aktiv mitzugestalten. Durch genaue Beobachtungen und im Zuge der Digitalisierung wird es möglich, Abläufe einfacher und effizienter durchzuführen. Deswegen sollte das Motto immer lauten: "Mittendrin anstatt nur dabei". Sprich: Mitarbeitern sollte ein fertiges Intranet niemals einfach so vorgesetzt werden. Regelmäßige Umfragen zur Nutzung sowie zur Strategie der einzelnen Arbeitsgruppen schaffen dagegen den Raum für Veränderungen. Und dies führt wiederum zu einer höheren Akzeptanz des Intranets.

3. Schlecht organisierte Inhalte

Eine schlechte Struktur der Inhalte kann tödlich für ein Intranet sein. Nicht nur, dass die Mitarbeiter die Lust an diesem verlieren, der Ausfall der Arbeitskraft bedeutet auch für das Unternehmen selbst nichts Gutes. Bei der Organisation des Intranets sollte in Prozessen gedacht werden. Diese können dann als Standardszenarien abgebildet und entsprechend organisiert werden. Hierbei helfen Experten, die wertvolle Tipps geben und das Intranet nach den Wünschen des Unternehmens einrichten.

4. Fehlende Verantwortung

Zwar ist der Sinn eines Social Intranets, starre Hierarchien aufzubrechen, dennoch muss es einen Verantwortlichen geben. Am sinnvollsten ist es, die Abteilung "Interne Kommunikation" in die Verantwortung zu nehmen. Die Erstellung der Inhalte kann dennoch in den jeweiligen Abteilungen durchgeführt werden. Jedoch ist es wichtig, dass eine Abteilung die inhaltliche und strukturelle Verantwortung für die Entwicklung des Systems übernimmt.

5. Kein Rückhalt durch das Management

Die häufigste Ursache für das Scheitern des Social Intranet liegt beim Management. Einer der möglichen Gründe dafür ist die Abwehr der Verantwortung. Bei vielen Managern herrscht der Irrglaube, die IT-Abteilung wäre für das Intranet verantwortlich. Schließlich handelt es sich um ein technisches Projekt. In den Grundzügen stimmt das auch, jedoch gehört das Intranet eindeutig zur internen Kommunikation. Dort muss auch die Verantwortung liegen.

Auch die Tatsache, dass ein Intranet zu einer Aufweichung der Hierarchien führt, missfällt Managern oft. Schließlich entwickelt sich der Mitarbeiter dank des Intranets vom reinen Empfänger nun auch zum Sender. Nicht alle Geschäftsführer sind dieser Herausforderung gewachsen. Deswegen ist eine Schulung auf die neue Rolle des Managements unabdingbar. Da Kommunikation nun in Echtzeit stattfindet, werden ganz andere Anforderungen an die Führung gestellt.

6. Doppelte Prozesse

Ist die Entscheidung für ein Intranet gefallen, wird vieles auf die digitale Ebene projiziert: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Adressänderungen können nun direkt via Intranet mitgeteilt werden. Hier darf nicht der Fehler gemacht werden, die entsprechenden Formulare auch weiterhin offline anzubieten. Das Intranet soll Prozesse und Funktionen ersetzen, sodass eine Substitution stattfinden muss. Andernfalls werden die neuen, verbesserten Möglichkeiten eventuell nur unzureichend genutzt.

7. Keine Beiträge zur Schaffung einer Informationskultur

Das Business Intranet schafft eine ganz eigene Informationskultur. Es gibt jedoch immer wieder Mitarbeiter, die bei der Weitergabe von Informationen befürchten, dass ihnen dies zur Last gelegt wird. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten besteht das Problem, dass andere Mitarbeiter weitergegebene Informationen für ihre eigenen Zwecke nutzen könnten. Um diesem Problem zu begegnen, muss eine breit angelegte Kampagne gestartet werden. Nur dann, wenn alle Mitarbeiter für die freie Informationskultur gewonnen werden, kann das Potenzial des Business Intranets voll genutzt werden.

8. Inhalte ohne Qualität

In einem Intranet zählt nicht die Masse an Inhalten, sondern deren Mehrwert. Werden stattdessen sämtliche Inhalte eines Bereichs oder einer Abteilung präsentiert, fühlen sich nicht involvierte Mitarbeiter schnell überfordert. Es muss daher eine Brücke geschlagen werden, sodass jeder Mitarbeiter die Informationen gut aufbereitet erhält, die er für seine Arbeit benötigt. Ansonsten wird der Rechercheaufwand von Intranet-Nutzern immer höher und der Frustfaktor steigt.

Eine Lösung könnte sein, eine Checkliste zu entwerfen. Diese steht vor der Einstellung von Inhalten und überprüft den Nutzen für alle Mitarbeiter. Außerdem stellt sie sicher, dass der Inhalt sinnvoll in die vorhandene Intranet-Struktur eingefügt wird.

9. Nicht vorhandene Suchfunktionen

Da die Informationen in einem Intranet mit der Zeit immer umfangreicher werden, sollten alle Inhalte gut auffindbar sein. Mit einer intelligenten Suchfunktion erleichtert man es seinen Mitarbeitern, die gesuchten Medien und Dokumente zu finden.