Wissensmanagement im Intranet für Unternehmen

Effizientes Wissensmanagement im Unternehmen fördert die Leistungsfähigkeit und Weiterbildung, da wichtiges internes Wissen gespeichert und so allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung gestellt wird. Durch die Integration des Wissensmanagement im Intranet sind alle wichtigen Informationen durch wenige Klicks erreichbar. Mit dem Wissensmanagement können Unternehmen sicherstellen, dass fachliches Wissen auch dann erhalten bleibt, wenn Mitarbeiter die Firma verlassen oder in Rente gehen.

Darum braucht es Wissensmanagement

In regelmäßigen Abständen verlassen Mitarbeiter das Unternehmen. Die Gründe dafür sind verschieden aber etwas ändert sich nicht, ein Teil des internen Wissens geht verloren. Dann zumindest, wenn dieses nicht irgendwie festgehalten und geteilt wird. Das Wissensmanagement via Intranet sorgt dafür, dass Wissen auch dann vorhanden ist, wenn es zu Mitarbeiterwechseln kommt.

Das Wissensmanagement hilft aber auch neuen Mitarbeitern dabei sich möglichst schnell im neuen Umfeld zurecht zu finden. Die Wissensdatenbank oder eine FAQ etwa können einen schnellen Überblick über die Abläufe aufzeigen oder auch wo welche Informationen zu finden sind.

Wissensmanagement im Intranet

Die folgenden Funktionen sollten von einem Wissensmanagement Tool im Intranet erfüllt werden, um einen möglichst hohen Mehrwert für die Mitarbeiter zu bieten.

• Suchfunktion: Im Laufe der Zeit sammeln sich in der Wissensdatenbank sehr viele Informationen an. Diese bringen jedoch nur dann einen Vorteil, wenn Lösungen auch gefunden werden können. Die Suchfunktion muss daher alle Möglichen Formate und Dateien beinhalten. Außerdem muss die Suche übersichtlich gestaltet sein und dem Mitarbeiter sofort die relevantesten Inhalte anzeigen.
• Medien: Wissen kann in allen möglichen Formaten gespeichert werden, nicht nur in Textform. Daher sollte es auch problemlos möglich sein, Grafiken, Fotos und Videos hochzuladen. Aber auch die Verwendung von anderen Formaten, wie PDF oder Office Dateien, sollte unterstützt werden.
• Wiki: Ein sogenanntes Wiki (ähnlich die Wikipedia) ist definitiv ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagement. Ein Wiki kann von mehreren Personen (oder gar von allen) bearbeitet und erweitert werden. Auf diese Weise können hilfreiche Inhalte gemeinsam erstellt werden.
• Knowledgebase: Die Knowledgebase oder Wissensdatenbank ist eine redaktionell geprüfte Datenbank mit relevanten Informationen, Ratgebern, Anleitungen und so weiter. Im Gegensatz zum Wiki können nur ausgewählte Mitarbeiter die Inhalte anpassen.
• Artikel: In einem Artikel- oder Blogbereich haben Mitarbeiter die Möglichkeit neu Erlerntes oder Erkenntnisse mit anderen zu teilen. Diese Form wird gewählt, wenn es sich um besonders aktuelle Angelegenheiten handelt. Später können diese Infos auch in der Wissensdatenbank festgehalten werden.
• Forum: Im Forum kann Wissen aktiv ausgetauscht werden, wobei hier jeder die Möglichkeit hat Fragen zu stellen und zu beantworten.
• Activity Stream: Im Stream können Mitarbeiter nach dem Einloggen jeweils sehen, welche Neuerungen es seit dem letzten Besuch gegeben hat und welche wichtigen Dokumente neu verfügbar sind.
• Externe Inhalte: Einige Intranetlösungen ermöglichen es sogar externe Inhalte einzulesen. Dies könnten zum Beispiel Informationen von Herstellern und Lieferanten sein. Oder auch informative Inhalte von bestimmten Websites.

Wissenstransfer aktiv fördern

Eine der größten Aufgaben ist es, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass der interne Wissenstransfer sinnvoll ist und allen etwas bringt. Dies hängt zu großen Teilen von der Unternehmenskultur ab aber auch davon, ob das Intranetsystem von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Das Intranet muss daher möglichst einfach aufgebaut sein, und die Daten aus der Wissensdatenbank (und anderen Bereichen) müssen schnell auffindbar sein. Sollte dies nicht der Falls sein, werden Mitarbeiter weiterhin zum Telefon greifen und einen Kollegen fragen oder sonstige Wege finden.